La numérisation des factures papier
Avec la digitalisation, l’archivage physique s’est réduit et de plus en plus d’opérations de gestion sont numérisées. La loi s’est adaptée à ce nouveau concept de digitalisation. L’article A102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales (PLF) a mis en avant de nouvelles conditions concernant la conservation et le stockage des factures.Avant la réforme du 30 mars 2017, les factures devaient être stockées sous leur forme d’origine. Donc, les factures reçues en format papier devaient être conservées en support papier (même si elles étaient numérisées). A l’inverse, les factures reçues numériquement devaient être conservées sous format numérique. L’article A 102-B du PLF apporte des précisions concernant les conditions de numérisation des factures de ventes. Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver leurs factures soit sous format électronique soit sous format papier quelle que soit leur forme d'origine. Ainsi, les professionnels ont le choix entre conserver leurs pièces numériquement, sous format papier ou les deux. Les factures sont à conserver pendant 6 ans à partir de la date de la création des pièces.
Une numérisation identique
Les factures d’abord établies sur support papier puis transférées vers un support informatique doivent garantir une reproduction à l’identique.
La facture numérisée doit être la copie conforme à la facture originale autant dans les images que dans le contenu. L’administration accepte une numérisation sans couleur seulement si celles-ci ne sont pas porteuses de sens.
Précision : les couleurs d'un logo ne sont pas porteuses de sens. A l'inverse, les couleurs des annotations, tampons et montants sont porteuses de sens.
Précision : les couleurs d'un logo ne sont pas porteuses de sens. A l'inverse, les couleurs des annotations, tampons et montants sont porteuses de sens.
Sécurité et format
Tous les documents numérisés doivent être conservés sous format « PDF » ou « PDF A/3 (ISO 19005-3) ».
Les factures doivent être assorties d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, d’une signature électronique (au moins au référentiel général de sécurité de niveau une étoile) et d’une empreinte numérique. Les fichiers doivent être numérisés sur un réseau sécurisé. Chaque fichier doit être horodaté.
Les factures doivent être assorties d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, d’une signature électronique (au moins au référentiel général de sécurité de niveau une étoile) et d’une empreinte numérique. Les fichiers doivent être numérisés sur un réseau sécurisé. Chaque fichier doit être horodaté.
Une documentation écrite
Si vous avez fait le choix d’archiver vos factures sur un support informatique, vous devez mettre en place une documentation écrite. Ainsi, toutes les différentes phases de la numérisons doivent y être mentionnées, décrites et expliquées. L’entreprise doit également procéder à des contrôles en interne régulièrement afin de vérifier la conformité de la procédure.
Prestataire
Il est possible de confier la numérisation de ses factures à un tiers. Cependant, l’entreprise est responsable en matière de conservation. Concernant la défaillance du sous-traitant ou le retard pour permettre l’accès de l’administration aux factures, l’entreprise ne peut pas invoquer la défaillance de numérisation du prestataire.
Quelle est la valeur de la facture numérisée ?
La facture émise et transmise dans son format initial demeure la pièce justificative concernant la déduction de la TVA. La facture numérisée étant la copie identique, elle est donc une pièce justificative valable pour la déduction de la TVA si les modalités de numérisation, citées ci-dessus, sont respectées. De plus, les factures numérisées, doivent être stockées soit :- Sur le territoire français ;
- Dans un Etat membres de l’UE ;
- Dans un pays hors de l’UE mais lié avec la France par une convention (assistance mutuelle ou droit d’accès en ligne, de téléchargement et d’utilisation).
Publié le 06-03-2019